Projektni tim okuplja stručnjake s komplementarnim upravljačkim, stručnim, financijsko-administrativnim i operativnim kompetencijama, čime se osigurava kvalitetna, pravodobna i sadržajno utemeljena provedba svih projektnih aktivnosti. Struktura tima oblikovana je tako da povezuje strateško upravljanje projektom, stručnu pripremu i provedbu nabave opreme, financijsko i administrativno praćenje, provedbu postupaka javne nabave te logističku koordinaciju preseljenja i organizacije prostora, uz jasno definirane odgovornosti i visoku razinu međusobne usklađenosti.
Voditelj projekta je izv. prof. dr. art. Mladen Ćulić, pročelnik Odsjeka za konzervaciju-restauraciju UMAS-a, koji je na projektu angažiran s 40 %. S dugogodišnjim iskustvom u upravljanju Odsjekom, radu na sustavu osiguravanja kvalitete i sudjelovanju u tijelima javnog i kulturnog upravljanja, odgovoran je za strateško vođenje projekta, koordinaciju aktivnosti adaptacije prostora, internu komunikaciju te ukupno praćenje provedbe i izvještavanje. Njegova institucionalna uloga osigurava da se projektne aktivnosti provode u punoj usklađenosti s nastavnim, istraživačkim i razvojnim potrebama Odsjeka.
Stručna savjetnica za laboratorijsku opremu je red. prof. art. Larisa Vidaković, angažirana s 25 %, koja svojim dugogodišnjim iskustvom u organizaciji radionica, projekata i razvojnim procesima UMAS-a pruža ključnu stručnu potporu u definiranju specifikacija i tehničkih zahtjeva za nabavu opreme. Kao suvoditeljica specijalističkog usmjerenja u području konzervacije-restauracije polikromiranog drva, izravno doprinosi stručnoj relevantnosti i funkcionalnoj usmjerenosti planirane opreme u odnosu na potrebe nastave, istraživanja i restauratorske prakse.
Stručni savjetnik za restauratorsku opremu je doc. art. Nikola Radošević, angažiran s 25 %, sa značajnim iskustvom u terenskim projektima, restauratorskoj praksi te primjeni dijagnostičkih i dokumentacijskih metoda. Njegova je uloga usmjerena na izradu i provjeru tehničkih specifikacija, nadzor funkcionalnosti opreme i pripremu stručne tehničke dokumentacije, osobito u segmentima koji se odnose na konzervaciju-restauraciju zidnih slika i mozaika. Time osigurava da nabavljena oprema odgovara stvarnim potrebama specijalističkih usmjerenja i rada na složenim primjerima kulturne baštine.
Financijsko-administrativnu koordinaciju projekta vodi Josip Grgić, univ. spec. oec., voditelj Projektnog ureda UMAS-a, angažiran s 30 %. Zahvaljujući višegodišnjem iskustvu u provedbi EU projekata i upravljanju financijskim, ugovornim i izvještajnim procesima, odgovoran je za financijsko praćenje projekta, koordinaciju administrativnih procesa, pripremu i kontrolu projektne dokumentacije, suradnju s vanjskim stručnjakom za javnu nabavu te osiguravanje usklađenosti provedbe s pravilima NPOO-a i drugim primjenjivim zahtjevima.
Važnu ulogu u provedbi ima i vanjski stručnjak za javnu nabavu, odnosno specijalizirani gospodarski subjekt s iskustvom u provedbi nabava u okviru EU projekata i primjeni Zakona o javnoj nabavi. Njegova odgovornost obuhvaća pripremu i provedbu svih postupaka javne nabave, izradu natječajne dokumentacije, objave u relevantnim sustavima, administriranje postupaka, pregled i ocjenu ponuda, ugovaranje te arhiviranje dokumentacije. Na taj se način osiguravaju zakonitost, transparentnost i potpuna usklađenost nabavnih postupaka s važećim pravilima i projektnim zahtjevima.
Koordinatorica preseljenja i logistike knjižnice je Žana Siminiati Violić, prof. likovne kulture i viša knjižničarka, voditeljica Knjižnice UMAS-a, angažirana s 30 %. S dugogodišnjim iskustvom u ustroju i upravljanju knjižničnim sustavom Akademije, odgovorna je za koordinaciju preseljenja knjižnice, organizaciju logističkih procesa premještanja te osiguravanje kontinuiteta funkcionalnosti knjižnične građe i prostora tijekom provedbe projekta. Njezin doprinos posebno je važan u operativnom dijelu projekta koji zahtijeva pažljivo planiranje i provedbu prostornih i organizacijskih prilagodbi.