Digitalna podrška istraživanju, nastavi i upravljanju opremom

U okviru projekta HERITAS 2026 UMAS razvijena je web-aplikacija za pregled, evidenciju korištenja i rezervaciju znanstveno-istraživačke opreme Odsjeka za konzervaciju-restauraciju Umjetničke akademije u Splitu. Aplikacija objedinjuje podatke o uređajima, njihovoj lokaciji, dostupnosti i administratorima, kao i zahtjeve za rezervaciju te zapise o stvarnoj primjeni opreme u nastavi, stručnom radu i istraživanju.

Sustav je prilagođen radu na računalu i mobilnom uređaju. Korisniku omogućuje brz pregled opreme i jednostavno slanje zahtjeva, dok administratoru pojedinog uređaja daje alat za odobravanje, odbijanje i praćenje rezervacija isključivo za opremu za koju je odgovoran.

Registracija i pristup aplikaciji

Osoba koja želi postati korisnik aplikacije najprije treba zatražiti registraciju. Zahtjev se šalje na službenu adresu pročelnika Odsjeka za konzervaciju-restauraciju:

Nakon odobrenja e-mail adresa korisnika upisuje se u popis ovlaštenih korisnika u pozadinskoj tablici. Tek registrirana adresa može zatražiti jednokratni kod za prijavu. Tako je pristup moguće omogućiti djelatnicima ustanove, studentima, projektnim suradnicima i vanjskim korisnicima, bez javnog otvaranja sustava.

Aplikaciji se pristupa putem službene mrežne adrese heritas.umas.hr. Pri prvoj prijavi korisnik upisuje registriranu e-mail adresu, na koju prima jednokratni sigurnosni kod. Nakon unosa koda dobiva pristup aplikaciji u skladu s dodijeljenom ulogom.

Prijava jednokratnim sigurnosnim kodom

1. Korisnik u aplikaciji upisuje registriranu e-mail adresu.
2. Na tu adresu prima jednokratni šesteroznamenkasti kod.
3. Kod upisuje u aplikaciju i dobiva pristup u skladu sa svojom ulogom.
4. Prijava ostaje zapamćena sedam dana u istom pregledniku, osim ako se korisnik odjavi ili obriše podatke preglednika.

Glavni izbornici i organizacija sučelja

Sučelje je organizirano kroz četiri glavna izbornika. Na računalu se prikazuju u bočnoj navigaciji, a na mobilnom uređaju u donjoj navigacijskoj traci.

Uređaji

Početni zaslon prikazuje uređaje u obliku kartica s fotografijama, nazivima, statusom i brojem evidentiranih rezervacija. Pretraživanje omogućuje brzo pronalaženje opreme prema nazivu, lokaciji, statusu ili administratoru.

• fotografija i naziv uređaja
• lokacija i trenutačni status
• ime i e-mail administratora
• pregled povezanih rezervacija ili evidentiranih korištenja
• gumb za rezervaciju ili, kod Ramanova spektrometra, za evidenciju korištenja

Rezervacije

Izbornik Rezervacije prikazuje nadolazeće termine, vlastite zahtjeve, zahtjeve na čekanju i cjelokupnu evidenciju dostupnu prijavljenoj ulozi. Uz svaki zapis prikazani su uređaj, korisnik, početak i završetak, namjena, status i dopuštene radnje.

Kalendar

Kalendarski prikaz raspoređuje rezervacije po danima i omogućuje brz uvid u zauzete termine. Time se olakšava planiranje rada i smanjuje mogućnost nenamjernog preklapanja aktivnosti.

Informacije

U glavnom izborniku postoji odjeljak Informacije, u kojem su dostupne osnovne upute o radu aplikacije, postupku rezerviranja i pravilima korištenja sustava. Odjeljak korisniku objašnjava statuse rezervacije, pravilo zabrane preklapanja termina i posebni način evidencije Ramanova spektrometra. Sadržaj se može naknadno proširivati detaljnijim pravilima, kontaktima i uputama za pojedine uređaje.

Postupak rezervacije

Nakon odabira uređaja korisnik otvara obrazac za novu rezervaciju. Kada je obrazac otvoren iz detalja određenog uređaja, odabrani uređaj ostaje zaključan kako korisnik ne bi slučajno poslao zahtjev za drugu opremu.

• datum i vrijeme početka
• datum i vrijeme završetka
• namjena korištenja
• naziv projekta, ako je primjenjivo
• opis planiranog istraživanja ili aktivnosti od 30 do 200 znakova

Popis namjena izravno se čita iz pozadinske Google Sheets tablice, pa se svaka promjena dopuštenih kategorija automatski odražava i u web-aplikaciji. Među kategorijama su uslužna analiza, znanstveni i stručni projekt, diplomski i doktorski rad, nastava, demonstracija, održavanje uređaja i ostalo.

Automatska provjera termina

Prije spremanja sustav provjerava postoji li za isti uređaj preklapanje s rezervacijom koja ima status Na čekanju ili Odobreno. Ako preklapanje postoji, novi zahtjev se ne prihvaća i korisnik dobiva jasnu obavijest o zauzetom terminu.

Statusi i ovlasti administratora

Svaki zahtjev prolazi kroz jedan od četiri statusa:

• Na čekanju – zahtjev je poslan i čeka odluku administratora uređaja.
• Odobreno – termin je potvrđen.
• Odbijeno – administrator uređaja nije prihvatio zahtjev.
• Otkazano – korisnik ili ovlašteni administrator otkazao je termin.

Administrator uređaja može vidjeti e-mail naručitelja, odobriti ili odbiti zahtjev te po potrebi administrativno otkazati termin. Drugi korisnici ne vide tuđe kontaktne adrese niti imaju pristup upravljačkim radnjama.

Automatske e-mail obavijesti

Sustav automatski šalje e-mail obavijesti kako bi se smanjila potreba za dodatnim ručnim dopisivanjem. Kod nove rezervacije administrator konkretnog uređaja prima podatke o korisniku, terminu, projektu, namjeni i opisu aktivnosti. Korisnik dobiva potvrdu da je zahtjev zaprimljen, a zatim i obavijest o odobrenju, odbijanju ili otkazivanju.

Posebna evidencija Ramanova spektrometra i sustav CERES

Prijenosni Ramanov spektrometar službeno se rezervira preko sustava CERES. Istodobno je za potrebe Odsjeka važno evidentirati njegovu stvarnu primjenu u projektima, nastavi i stručnom radu. Zbog toga se u aplikaciji ne prikazuje standardni postupak lokalne rezervacije, nego posebna funkcija Evidentiraj korištenje.

• Raman ostaje označen statusom CERES.
• Klikom na Evidentiraj korištenje uređaj je unaprijed odabran i ne može se promijeniti.
• Zapis se sprema u zajedničku evidenciju, ali ne zamjenjuje službenu rezervaciju preko CERES-a.
• Evidencija odmah dobiva status Odobreno jer se pretpostavlja da je službeni termin već dogovoren.

Pozadinska baza podataka

Pozadinu sustava čini Google Sheets radna knjiga, organizirana na način sličan Excel dokumentu. Web-aplikacija izravno čita i zapisuje podatke u povezane listove, dok se fotografije uređaja čuvaju u zasebnoj mapi na Google Driveu.

UREĐAJI

• jedinstveni ID uređaja
• naziv, lokacija i status
• fotografija uređaja
• ime i e-mail odgovornog administratora

KORISNICI

• registrirana e-mail adresa
• ime i prezime
• uloga u sustavu

REZERVACIJE

• jedinstveni ID zapisa i ID uređaja
• ime i e-mail korisnika
• namjena, projekt i opis aktivnosti
• vrijeme početka i završetka
• status i podaci administratora uređaja

POSTAVKE

List POSTAVKE sadrži tehničke podatke za povezivanje aplikacije, Google Sheeta, vremenske zone i mape s fotografijama.

Sigurnost, održavanje i dostupnost

Aplikacija se izvršava kao Google Apps Script web-aplikacija i koristi kontroliranu prijavu kodom. Korisnici ne trebaju pristup samoj pozadinskoj tablici; dovoljan im je URL web-aplikacije i registrirana e-mail adresa. Time se podaci štite od izravnog uređivanja, dok administrator sustava zadržava puni pregled.

Kod i podaci mogu se sigurnosno kopirati izradom kopije Google Sheeta, lokalnim spremanjem datoteka Code.gs i Index.html te izvozom tablice u Excel format. Za jednostavniji pristup moguće je postaviti službenu poddomenu, primjerice heritas.umas.hr, koja preusmjerava na objavljeni Apps Script URL.

Prednosti sustava

• jedinstven i vizualno pregledan katalog istraživačke opreme
• jednostavna rezervacija s računala i mobilnog uređaja
• sprječavanje dvostrukih rezervacija i preklapanja termina
• jasna raspodjela odgovornosti među administratorima uređaja
• automatske e-mail obavijesti i sigurnosna prijava kodom
• povezivanje korištenja opreme s projektima, nastavom i istraživanjima
• kontrolirano uključivanje vanjskih suradnika
• evidentiranje opreme koja se službeno rezervira preko drugih sustava
• mogućnost daljnje nadogradnje bez promjene osnovne baze podataka

Zaključak

HERITAS 2026 UMAS nije samo tehničko rješenje za odabir termina. Sustav predstavlja digitalnu infrastrukturu za odgovorno korištenje, dostupnost i dokumentiranje primjene suvremene istraživačke opreme. Povezivanjem korisnika, administratora, uređaja, projekata i termina u jedinstvenu cjelinu olakšava se organizacija rada, povećava dostupnost opreme i stvara pouzdana evidencija njezine primjene u znanstvenim, stručnim i nastavnim aktivnostima Umjetničke akademije u Splitu.

Iznesena mišljenja i stavovi odražavaju isključivo stav autora i ne moraju se podudarati sa stavovima Europske unije ili Europske komisije. Europska unija i Europska komisija ne mogu snositi odgovornost za njih.